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Faq
Como posso dar acesso aos meus processos e/ou atividades a um grupo de usuários?
A melhor coisa a fazer é usar um perfil 'Todos' (ou qualquer outro nome que você ache conveniente, como por exemplo 'Leitores') e mapear este perfil ao grupo desejado. A partir daí as adições/remoções de usuários devem ser feitas no grupo, de modo que não seja necessário alterar o mapeamento nos processos.
Como posso dar acesso à administração de processos para um usuário que não é administrador do Expresso?
Primeiramente, o administrador do Expresso, deve promover o usuário à condição de administrador do Workflow. Isto é feito através do módulo de administração, editando a conta do usuário e clicando no link Permissões de Acesso. Na página apresentada a seguir, existe um link que dá este direito ao usuário em edição.
Depois que o acesso foi liberado, o novo usuário administrador do Workflow, terá um novo link no seu menu do módulo: Administrar Processos. Este link conduz a uma página onde podem ser criados novos processos.
Havendo a necessidade de mais de um administrador por processo, o administrador do Expresso poderá registrar novos administradores através do link Lista de Controle de Acesso que está disponível, para ele somente, no menu do módulo de Workflow.
O que significam, afinal, o termos: processos, atividades, instâncias, ítens de trabalhos e agentes?
Quando se trabalha com Workflow, existe efetivamente uma terminologia. Mas as coisas são simples na realizade:
Processo: um processo é um fluxo, ele pode ser um sistema de gerenciamento de ocorrências, um controle de viagens, um CRM ou qualquer outra coisa que você queira.
Atividade: uma atividade é uma etapa no fluxo do processo. Ela pode ser, por exemplo, a ação de criar uma nova ordem de serviço, ou editar alguma informação, ou fechar uma ocorrência. Ela também pode representar uma decisão, ou qualquer outra operação que você queira fazer naquela atividade.
Interatividade: algumas atividades podem solicitar informações ao usuário através de formulários. Outras atividades, contudo, podem ser automáticas simplesmente, sem interação.
Roteamento: algumas atividades possuem roteamento automático, isto significa que ao serem completadas, o fluxo irá automaticamente para a próxima atividade. Outras atividades, contudo, podem não ser de roteamento automático. Neste caso, um usuário autorizado deverá encaminhar a atividade para o próximo estágio. A ligação entre duas atividades é chamada de transição.
Instância: uma instância, alguns podem chamá-la de ticket, é a implementação de um processo. Uma instância é criada no passo inicial (atividade start) de um processo. A partir de então, a instância irá seguir o fluxo do processo até alcançar a atividade end.
Ítem de trabalho: este elemento está disponível apenas para usuários com privilégios avançados. Ele é um registro histórico do andamento da instância. Sempre que uma instância completar uma atividade, em um processo, um ítem de trabalho (workitem) será gerado. Este ítem de trabalho pode dar informações detalhadas sobre a execução da atividade.
Agente: um agente é uma aplicação que interage com o motor de workflow para prover serviços externos. Por enquanto, existe apenas um agente codificado, cuja finalidade é o envio de emails. Este agente está disponível para utilização nas atividades dos processos, e integra-se à API do eGroupware (Expresso) para entrega de mensagens.
Quais são os diferentes tipos de atividades?
Existem oito tipos de atividades:
Start: esta é a primeira atividade em um processo. Ela irá criar uma instância.
End: esta é a última atividade em um processo.
Normal activities: esta é a atividade do tipo básico, clássico.
Split: esta atividade possibilita a criação de múltiplos ramos em um processo. Ela irá rotear para múltiplas atividades após ser completada (a partir de então, a sua instância terá multiplas atividades, em execução, ao mesmo tempo).
Switch: este tipo de atividade possibilita escolher entre multiplos ramos do processo. Ela irá rotear para apenas um ramo após ser completada.
Join: esta atividade possibilita juntar os ramos que foram separados por uma atividade split.
Standalone: esta atividade permite execução de operações globais no processo. Este tipo de atividade pertence ao processo, mas não ao fluxo. Podem ser usadas, por exemplo, para emissão de relatórios, manutenção de tabelas, consultas, etc.
View: este é um novo tipo de atividade introduzido no eGroupware. O padrão é exibir dados de uma instância, ao usuário, utilizando um formulário padrão fornecido pelo módulo de workflow. Caso existe uma atividade view, no processo, ela será utilizado para visualização da instância, ao invés do formulário padrão. Considere este tipo de atividade como se fosse um template para as instâncias do processo, para atender às necessidades estéticas. Pode haver apenas uma atividade view por processo.
O que são Perfis e como eles interagem com usuários e grupos?
Perfis são, na verdade, usuários vituais. Para cada atividade interativa, pode-se definir um ou mais perfis. Estes perfis são válidos para o processo e podem ser reutilizados em outras atividades. Tomando como exemplo um processo de registro de ocorrências, pode-se ter os perfis: compositor, avaliador, distribuidor, executor, etc.
Depois que os perfis estiverem cadastrados, deve-se associá-los a usuários e/ou grupos de usuários, de modo que o motor de workflow possa saber quem atua nos perfis. Pode-se mapear mais de um usuário ou grupo ao mesmo perfil.
É recomendável, sempre que possível, utilizar grupos de usuários nos mapeamentos de perfil. Agindo assim, sempre que um usuário tiver que ser incluído ou removido, esta operação será feita no grupo, evitando manutenção direta no processo.
Como fazer para enviar email com o Workflow?
Pode-se adicionar o agente smtp a uma ou mais atividades nos processos. Utilize o formulário de configuração da atividade para definir o comportamento do agente smtp. O agente provê facilidades como %user%, que representa o email do usuário, ou %roles%, que retorna o email dos usuários associados a algum perfil da atividade. Todas as opções possíveis estão melhor explicadas no próprio formulário da atividade.
Esta página foi traduzida das wiki pages do módulo Workflow no projeto eGroupware. Algumas perguntas e respostas foram adicionadas pela Celepar.
