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Manual do Usuário - Agenda de Eventos



A Agenda de Eventos (calendar) é um módulo do Expresso utilizado para auxiliar os usuários no agendamento de eventos.

Esses eventos vão de tarefas simples a reuniões importantes, onde se pode adicionar e comunicar outros possíveis participantes do evento, informando data e hora de início e término.


Como alterar o modo de visualização da agenda?

O calendário da Agenda de Eventos pode ser visualizado de vários formas, com diferentes espaços de tempo, como o dia, a semana, o mês ou o ano atual.

Para filtrar basta clicar em cada ícone correspondente localizados no lado esquerdo da página (vide Figura 2).



Figura 2: Botões de modo de visualização.


O primeiro ícone corresponde a agenda do dia atual podendo ser selecionado qualquer outro dia, o segundo mostra a semana, o terceiro o mês e o quarto ícone corresponde ao ano. Já o quinto ícone corresponde a agenda separada por mês, apresentando os dias e semanas, como um calendário comum.

Note que quando se abre a Agenda de Eventos o padrão de visualização corresponde ao segundo ícone (“Esta semana”).


Como agendar um evento?

Para agendar um compromisso (evento) deve-se clicar no sinal de <+> da Agenda quando visualizada por semana ou mês, ou também selecionando um dia específico e clicando sobre o horário de início de determinado compromisso.



Figura 3: Agendando evento.



Adicionando Categorias

  • Clique na <flecha azul> que fica no canto esquerdo da tela para abrir o menu oculto;
  • No menu, procure pela seção “Preferências”;



Figura 4: Menu oculto.


  • Clique em “Editar categorias”;
  • Na tela que aparecerá clique no botão “Adicionar”;



Figura 5: Adicionando categorias.


  • Em “Categoria pai” selecione “Nenhum” para que a categoria não seja subordinada a nenhuma outra categoria, ou selecione a categoria do grupo à qual ela está contida (é subordinada);
  • Em “Nome”, coloque o nome pelo qual a categoria será identificada;
  • Em “Descrição”, coloque a finalidade da categoria;
  • Marque a opção “Particular” se deseja tornar uma categoria de fins pessoais, ou deixe desmarcada para uma categoria de fins profissionais.
  • Clique no botão “Salvar” para adicionar a nova categoria.


Removendo Categorias

  • Clique na <flecha azul> que fica no canto esquerdo da tela para abrir o menu oculto;
  • No menu, procure pela seção "Preferências";
  • Clique em "Editar Categorias" (vide Figura 4);

Aparecerá uma tela com a lista de categorias, para remover uma categoria basta clicar no link "Remover" localizado no fim da linha da categoria que se deseja excluir.



Figura 6: Removendo categorias.


Editando Categorias

  • Clique na <flecha azul> que fica no canto esquerdo da tela para abrir o menu oculto;

  • No menu, procure pela seção "Preferências";
  • Clique em "Editar Categorias" (vide Figura 4);

Para editar categorias basta clicar sobre o link "Editar" na linha correspondente a categoria que se deseja editar (vide Figura 6).

A tela de edição será exibida. Note que é uma tela similar a tela de Adição de Categoria (vide Figura 5), a diferença é que a tela de edição já traz os campos preenchidos.

Após editar o que julgar necessário, clique em “Salvar”.


Adicionando um evento

Ao adicionar um evento, diversos campos devem estar preenchidos corretamente visando melhor entendimento dos participantes envolvidos no compromisso.

Abaixo todos os campos serão detalhados.

  • Tipo: pode ser Normal (através do mapa de disponibilidade todos tem acesso à informação dos compromissos agendados por uma determinada pessoa), Restrito (somente os participantes tem acesso à informação do compromisso agendado), Privado (somente o autor do compromisso tem acesso à informação) ou Apontamento de Horas.
  • Título: deve ser uma prévia do compromisso a ser marcado.
  • Descrição Completa: devem ser descritos os assuntos a serem tratados no evento.
  • Categoria: selecione a categoria que o evento melhor se adequar.
  • Localização: lugar onde será realizado o evento.
  • Data de início e Hora de início: data e hora de início do evento.
  • Data de término e Hora do término: data e hora de término do evento.
  • Prioridade: pode ser Baixo, Normal ou Alto.



Figura 7: Adicionando Eventos.


  • Participantes: deve-se buscar e selecionar nas listas de usuários as pessoas ou grupos que devem ser convidados para a reunião.

Para adicionar uma pessoa ou um grupo ao compromisso, deve-se selecionar a organização que o mesmo pertence clicando no item “Organização”. Após selecionar a organização busque os participantes pelo nome no campo de busca. Quando encontrar basta selecioná-lo e clicar em “Adicionar”.

Para remover uma pessoa ou grupo do compromisso, selecione o nome do participante na caixa “Participantes do Evento” e clique em “Remover”.

Para que o convite seja enviado a funcionários externos, que não estejam ligados às organizações listas no item “Organização” deve-se clicar em “Avisar Participantes Externos” e adicione os e-mails que desejar na caixa de texto que será aberta.

Para verificar se os usuários selecionados para o evento já possuem compromisso para data que você deseja marcar um novo evento, clique no botão “Mapa de disponibilidade” e clique no horário, selecionando o período desejado. O tempo marcado em vermelho significa que o evento possui conflito.

  • Participa: Caso o criador do evento também vá participar do mesmo, deve-se marcar a caixa ao lado do texto "<Nome do criador> participa".
  • Alarme: Quando programado envia e-mail lembrando o evento. Pode ser marcado até 31 dias antes do compromisso.



Figura 8: Adicionando Eventos (Continuação).


Repetindo informação do evento: Essa parte da criação do compromisso é utilizada quando o evento se repete em certo espaço de tempo.

  • Tipo de repetição: quando a reunião irá se repetir. Pode ser: Nenhum, Diária, Semanal, Mensalmente (por dia), Mensalmente (por data), Anualmente.
  • Data final da repetição: marque se deseja usar uma data de término da repetição do evento.
  • Repetição diária: marque quais dias da semana o evento irá se repetir.
  • Intervalo: determina o intervalo entre um evento e o próximo. Se o intervalo for "0" toda semana ocorrerá, se for "1", ocorrerá semana sim, semana não, e assim por diante.


Cancelando um evento

Para cancelar um evento deve-se inicialmente clicar sobre o mesmo. Uma nova janela se abrirá com os dados do evento.



Figura 9: Exibindo detalhes de um evento.


Na página de detalhes basta clicar sobre o botão "Remover".



Figura 10: Removendo evento.


Você será indagado se deseja realmente cancelar o evento. Caso deseje, clique em "Ok".

Obs.: Somente o autor do evento poderá removê-lo.


Editando um evento

Para editar um evento deve-se inicialmente clicar sobre o mesmo (vide Figura 9). Uma nova tela se abrirá com os dados do evento, nela deve-se clicar em "Editar" (vide Figura 10).

Na página de edição faça as correções necessárias e clique em "Salvar".

Note que a página de edição é similar a página de criação de um evento (vide Figura 7 e Figura 8), entretanto, na tela de edição os campos já vem preenchidos.


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